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La reunión virtual es un término que todos conocemos, gracias a la pandemia que la hizo necesaria. Una reunión virtual se celebra a través de Internet utilizando un software de reuniones virtuales y el hardware necesario, como altavoces, micrófonos y un ordenador. En la mayoría de los casos, las aplicaciones de reuniones virtuales también pueden utilizarse desde un smartphone o una aplicación web.
Así, las reuniones virtuales permiten a cualquier persona con una conexión estable a Internet y acceso a una aplicación de reuniones virtuales conectarse en cualquier momento con interlocutores similares, estén donde estén en el mundo. Además, muchas aplicaciones de reuniones virtuales también ofrecen funciones adicionales como pantalla compartida, presentaciones, etc. que las hacen prácticamente idénticas a cualquier reunión que se celebraría en una sala de conferencias tradicional.
Así que, salvo el contacto físico real, puedes hacer todo lo que harías en una conferencia real, como compartir ideas, comunicar planes, discutir temas, hacer lluvias de ideas, etc., todo a través de Internet y el software adecuado.
¿Qué es una estrategia de reunión virtual para encargos profesionales?
Hay muchos tipos de reuniones que pueden tener lugar en una organización. Por ejemplo, puede haber reuniones ocasionales de control de empleados, llamadas diarias, reuniones de planificación de proyectos, etc.
Una reunión reglamentaria es un tipo particular de reunión en la que los participantes se reúnen para debatir diversos temas o cuestiones y llegar a un consenso sobre los mismos. Los resultados de las reuniones reglamentarias son cruciales para el aspecto operativo de cualquier proyecto o producto. También es en las reuniones reguladoras donde se toman las decisiones sobre la aprobación o validación de su producto.
Por eso es importante estar bien preparado antes de esas reuniones. He aquí algunos consejos de Galdón Software que le ayudarán a hacerlo.
10 consejos para el éxito de una reunión anual virtual
Tenga un orden del día claro y atractivo para su reunión virtual
Un orden del día bien definido ayudará a dirigir la reunión en una dirección positiva y garantizará una respuesta positiva de los equipos de revisión en el caso de una reunión obligatoria. Debe estar familiarizado con los principales temas de debate y estar preparado para proporcionar todos los detalles pertinentes.
Como las reuniones virtuales ofrecen menos espacio para la comunicación no verbal, debe equiparse con infografías pertinentes, documentos bien diseñados y presentaciones detalladas que le ayuden a comunicar sus ideas.
Anote de antemano las preguntas más habituales y sus respuestas. Tendrás que investigar los temas que se van a tratar y asegurarte de que tienes las respuestas adecuadas.
Ten clara la logística de la reunión, incluido el número de participantes, la hora de la reunión, el número de temas a tratar y cualquier otro detalle. Recuerda comunicar tu plan a los participantes con suficiente antelación a la hora de la reunión.
Elija cuidadosamente a los oradores
Las reuniones reguladoras son reuniones formales, por lo que nunca debe descuidar mantener un ambiente profesional, aunque la reunión se celebre virtualmente. Por lo tanto, elija siempre a los oradores con cuidado y familiarícelos con el orden del día y el protocolo de la reunión con suficiente antelación.
También hay que transmitir información precisa y asegurarse de que los interlocutores son conscientes de lo que se está debatiendo.
Organiza sesiones de ensayo y asegúrate de que los oradores están bien preparados. El moderador debe asegurarse de que sólo los participantes autorizados pueden hablar durante la reunión y de que conocen las normas de la misma. Para ello puede establecer normas de la reunión, como asignar el tiempo de uso de la palabra, silenciar el micrófono del oyente para evitar interrupciones y levantar la mano para pedir la palabra.
Los elementos sorpresa
Aunque las reuniones de reglamentación son un marco muy profesional, hay que fomentar la participación y la implicación de los asistentes. Algunos elementos sorpresa pueden ayudar a aliviar tensiones y hacer que los participantes se sientan más relajados durante la reunión.
Por ejemplo, puede introducir pausas digitales para el café y añadir elementos sorpresa como el uso de diferentes aderezos para las reuniones, nuevas técnicas de presentación, etc.
Sensibilización
Hay que concienciar a las partes interesadas y a los participantes de la reunión para que estén bien informados de los temas que se van a tratar y dispongan de la información necesaria sobre lo que se debatirá durante la reunión.
Esto puede hacerse con bastante antelación a la reunión mediante entradas en el blog, boletines electrónicos, etc. También puede organizar pruebas antes de la reunión para que los participantes sepan cómo se desarrollará.
Facilite la difusión
Facilite a otros la difusión de su reunión virtual para conseguir una mayor participación y compromiso de los participantes. Las reuniones reglamentarias son una buena experiencia de aprendizaje para los jóvenes profesionales de su equipo, así como una oportunidad para que sus expertos muestren sus conocimientos. Puede hacer que su evento sea compartible, retransmitirlo y permitir que algunas personas inviten a otras con un simple enlace de invitación.
Integre una experiencia offline
Captar la atención de la audiencia puede resultar difícil cuando la reunión se celebra virtualmente. Por eso, una forma de fomentar la participación activa es simular una reunión física real.
Por ejemplo, puede incorporar elementos de un entorno de trabajo fuera de línea pidiendo a los participantes que lleven un atuendo profesional para el debate y que se aseguren de encender sus entradas de vídeo. También puede enviar regalos a los asistentes antes del evento o enviar las agendas de las reuniones como documentos físicos para que se impliquen más en el debate.
Elija la mejor plataforma de reuniones virtuales
Éste es sin duda el paso más importante que determinará el éxito de su reunión normativa. En primer lugar, debe elegir la plataforma de reuniones virtuales que cumpla todos sus requisitos. He aquí una lista de comprobación que puede utilizar a la hora de seleccionar la aplicación adecuada para sus reuniones:
– El número máximo de participantes permitidos en la reunión.
– Soporte para streaming de vídeo.
– Soporte para compartir pantalla y hacer presentaciones.
– Soporte para chat en tiempo real.
– Soporte para el control del moderador.
– Soporte para la integración con su reproductor o recursos compartidos.
– Soporte para el envío de archivos.
– Soporte para notificaciones, pings.
– Soporte para acceso multiplataforma.
– Funciones de seguridad.
– Rendimiento.
– Facilidad de uso.
– Funciones de grabación y streaming.
– Precios.
Fomentar la interacción/conversación/preguntas de los participantes
Las señales visuales pueden faltar en una conferencia virtual, por lo que hay que asegurarse de animar a los participantes a interactuar activamente durante la reunión. Puede retar a los oradores y pedirles su opinión verbalmente, y formular preguntas que susciten las mejores respuestas. Hay que mantener el ritmo y animar a los participantes a interactuar más.
Recuerde dejar un tiempo adecuado para preguntas y respuestas al presentar la información.
También puede planificar periodos interactivos específicos, como un cuestionario, una encuesta o un sondeo, durante la reunión para garantizar la máxima participación.
Incorpore redes virtuales
Incluya grupos de trabajo virtuales y sesiones interactivas en determinados momentos de la reunión para fomentar la creación de redes virtuales y añadir momentos de respiro.
Por ejemplo, si la reunión dura más de dos horas, puede incluir una pausa para el café en la que los participantes puedan hablar de temas de actualidad de forma distendida y conocerse mejor.
Incluya encuestas durante la reunión
Las encuestas son una forma estupenda de mantener el interés de los participantes y obtener información en tiempo real sobre los temas de debate. Prepare cuestionarios pertinentes al final de cada segmento o a mitad de la sesión para calibrar la reacción del grupo y orientar la reunión en la dirección correcta.
Puede utilizar los resultados para aumentar la participación en su reunión virtual y utilizarlos como fuente de información para estimular mejores debates en sesiones posteriores.
Las encuestas pueden utilizarse para valorar a los participantes y obtener su opinión, ya que no todos pueden hablar al mismo tiempo en una reunión.